Jede Behörde kann Abschriften von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat, oder die für ihren eigenen Bedarf bestimmt sind, amtlich beglaubigen. Darüber hinaus ist die Meldebehörde zuständig für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken, die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt werden.
Amtliche Beglaubigungen sind auch für private Schriftstücke möglich.
Personenstandsurkunden oder Abschriften aus Personenstandsbüchern dürfen nur vom Standesamt ausgestellt werden. Sie dürfen nur beglaubigt werden, wenn die Neuausstellung nicht in Betracht kommt z.B. bei ausländischen Personenstandsurkunden.